GHP 紀錄被抽查，缺哪一份最麻煩

先講結論：食品良好衛生規範準則裡帶「紀錄」義務的有十九個條次：第 7、8、9、10、11、13、14、15、16、21、22、25、26、38、47、48、49、52、53 條，而第 11 條規定食品業者依本準則作成之紀錄、報告或其他相關文件、資料，應至少保存五年。真正麻煩的不是「缺了哪一份」，是那一份能不能事後補。每日量、逐批產生、綁在時間點上的紀錄補不回來；計畫類與程序類的文件還有空間。

五年這個數字要先記住

第 11 條在總則，所以不分業態都適用。

條文是食品業者依本準則作成之紀錄、報告或其他相關文件、資料，應至少保存五年。三個詞要注意：紀錄、報告、其他相關文件資料，範圍比「製程紀錄」大得多。

五年的實務影響是儲存空間與可檢索性。紀錄還在但找不到，稽查當天的效果與沒有差不多，所以歸檔方式要能按日期與批號快速調出。

補不回來的那四類

判準很簡單：這份紀錄的內容綁在某個時間點上嗎？

第一類是溫溼度的定期檢查。第 7 條第 4 款要求定期檢查及確實記錄，而昨天的庫溫今天補填，與紀錄的性質相違。

第二類是運輸廂體的每日抽測。第 8 條第 6 款的文字是於每日收貨、裝貨、理貨或卸貨時，抽測運輸設備廂體內環境溫度，並作成紀錄，「每日」就是這一款的核心。

第三類是製程管制。第 13 條第 1 款那七項參數逐批產生，沒量就沒有。

第四類是留樣。第 14 條後半段是產品並應留樣保存至有效日期，樣品沒留就是沒有，這一項連補的空間都沒有。

還補得及的那幾類

文件類的東西性質不同，它們記載的是制度，不是當下的事實。

效期的保存性試驗依第 14 條應以保存性之試驗或其他合理文件、資料為據，文件可以補作，但要有合理依據，不能倒推。

回收及處理計畫在第 17 條，標準作業程序在第 21 條，兩者都是文件。不過第 21 條的「據以執行，並作成紀錄」會把文件與紀錄綁在一起，所以補 SOP 的同時要確認它與既有紀錄說得通。

下游流向資料在第 16 條，多半靠出貨單據就能整理出來。工廠整體的缺失型態見食品工廠稽查最常見的缺失。

連鎖門市也要訂 SOP

SOP 義務常被以為只有工廠有，其實第 26 條第 2 項另外加了一類。

條文是食品販賣業屬連鎖品牌門市達三家以上，且該品牌總公司資本額達新臺幣三千萬元以上之便利商店、超級市場及量販店，應依第四條、第五條及第七條至第九條規定，訂定相關標準作業程序據以執行，並作成紀錄。

兩個門檻要同時成立：門市三家以上，且總公司資本額三千萬元以上。範圍則比工廠窄，只涵蓋第 4、5 條與第 7 至 9 條。

另外第 22 條、第 25 條（食品外送平台業）、第 38 條（食品添加物業）各自有紀錄義務，外送那一款見網路賣家與外送，會被稽查嗎。

今天就能做的三件事

• 把十九個條次對照自己的業態，列出該有哪幾份。不適用的也標註
• 先確認「補不回來」那四類今天是完整的。溫溼度、每日抽測、製程、留樣
• 測試調檔速度。隨機挑一個三年前的批號，看多久調得出來

常見問題

紀錄可以用電子檔嗎？

準則沒有限定形式。第 11 條寫的是紀錄、報告或其他相關文件、資料，應至少保存五年，沒有要求紙本。食品查核檢驗管制措施辦法第 8 條也把電子形式寫進去：主管機關得要求業者出示相關文書、表單、單據等書面資料或電磁紀錄，以供查閱。所以電子檔可行，重點在稽查當天調得出來、而且看得出是何時產生的。

紀錄表上的簽名可以事後補嗎？

這一步要特別小心，因為它牽到的不只是準則。準則要求的是「作成紀錄」，而紀錄的功能是記載當時的事實。事後補簽如果讓紀錄的記載與實際產生時間不符，風險會從「紀錄不全」升級成資料不實的評價，而食安法第 47 條第 12 款把提供資料不實列為處罰事由。本文不就個案判斷特定補正方式，個案認定屬主管機關權責。

缺一天的溫度紀錄，會被記缺失嗎？

條文要求的是「定期檢查及確實記錄」與「每日」，所以單日空白會被看到。比較務實的處理是在紀錄上註明當日的實際狀況與原因（設備維修、停工、停電），並把後續的處理一起記下來。有說明的空白與無說明的空白，在卷面上是兩回事。GHP 稽查最常卡住的項目見GHP 稽查最常卡住的六件事。

紀錄保存五年，是從哪一天算？

第 11 條只寫「應至少保存五年」，沒有定義起算點。實務上以紀錄作成之日起算較為常見，而留樣另有第 14 條的保存至有效日期這個獨立期間。兩者不同：留樣綁效期，紀錄綁五年。長效期產品的留樣可能超過五年，規劃空間時要把兩套期間分開算。

最後

這一題的答案不是某一份特定的表。

真正決定麻煩程度的是時間性。每日量的、逐批產生的、綁在效期上的，一旦空白就空白了；計畫與程序類的文件還能補，代價是要跟既有紀錄說得通。所以稽查前的自查順序應該反過來：先確認補不回來的那四類是完整的，再回頭整理文件。各業態要對哪幾章見衛生局稽查會查哪些項目。

本文為一般性專業資訊，不構成個案之法律意見。食品安全衛生管理法之現行版本為中華民國 108 年 6 月 12 日總統華總一義字第 10800059261 號令修正公布；食品良好衛生規範準則之現行版本為中華民國 114 年 6 月 4 日修正發布；食品查核檢驗管制措施辦法為中華民國 102 年 12 月 5 日發布。條文以主管機關公布之現行版本為準，個案是否適法屬主管機關認定。本所提供食品衛生安全之專業協助，不轉包、不代簽、不代理訴訟。