陳述書怎麼寫，七段的順序

先講結論：陳述書沒有法定格式。行政程序法第 105 條第 1 項只要求一件事：行政處分之相對人依前條規定提出之陳述書，應為事實上及法律上陳述。所以真正要處理的是順序，先對焦通知書認定了什麼，再寫你方的事實，最後才談條文適用。下面七段是依這個邏輯排的。本文不提供可下載的範本或制式表格，因為陳述書的內容由個案事實決定，照抄別人的版本會寫出對不上自己紀錄的句子。

先搞清楚你在回應誰的認定

陳述書是回應文件。衛生局寄來的通知書上，依行政程序法第 104 條第 1 項第 2 款應記載將為限制或剝奪自由或權利行政處分之原因事實及法規依據。那一欄就是你的題目。

常見的失敗寫法，是整份文件在講公司多努力、多重視食安，完全沒有碰到那一欄寫了什麼。承辦人要處理的是認定能不能成立，你給的材料如果不在這個軸線上，進了卷證也用不上。

七個段落

一到三段是對焦，四到五段是實質，六到七段是收尾。

1. 受文者、案號與日期。照通知書抄
2. 相對人基本資料。公司名稱、統一編號、地址、聯絡人，與通知書上的相對人一致
3. 來函所載事實摘要。把通知書的認定抄一次，確認雙方在談同一件事
4. 事實上陳述。你方的事實版本，每一句要對應得到一份紀錄
5. 法律上陳述。就條文適用提出意見
6. 已採取之措施。做了什麼、什麼時候做的、誰驗收
7. 具體請求。寫出你希望機關如何處理

第四段與第五段的材料不一樣

這兩段常被混在一起寫，結果兩邊都站不住。

事實上陳述處理的是當時實際發生的事。材料是驗收紀錄、製程紀錄、溫度紀錄、檢驗報告、出貨單與現場照片。寫法上建議一句話對應一份文件；拿不出文件的句子就刪掉，留著只會擴大對方可以反駁的面積。

法律上陳述處理的是這組事實該怎麼適用條文。材料是條號、條文要旨與最新修正日期。範圍限在爭點上，不必從頭解釋整部法。引用時要回到現行條文本身，不要照抄問答集或舊簡報裡的款次，條文修正之後款次會移動，引錯會讓整份文件的可信度一起下降。

第六段寫行為，不寫態度

已採取之措施這一段，寫的是可以被查證的動作。

「日後必定加強管理」這類句子不會增加任何可供認定的材料。改成寫出時間、人與文件編號，例如某日完成某項排除、由某職稱人員複核、紀錄編號為某。承辦人可以調閱比對的東西，才會進到卷證裡。

要注意的是，寫出已採取的措施並不等於承認違規成立。兩件事在文件裡要分開陳述，避免第六段把第四段的主張推翻掉。這一層的拿捏涉及個案判斷，本文不就個案建議具體寫法。

第七段的請求要接得上

具體請求如果與前面的陳述沒有邏輯關係，整份文件會變成兩半。前面主張事實不成立，後面請求從輕，兩段互相削弱。

比較穩的作法是讓請求順著你的主張走。主張事實有出入，請求就落在重新認定；主張事實成立但情節輕微，請求才落在處分的程度。任何關於「這樣寫就會免罰」的說法都不成立，裁處屬主管機關職權，個案結果無法由文件寫法預測。

定稿前的三個檢查

• 每一句事實，指得出對應的文件嗎。指不出來的刪掉
• 引用的條號，回到現行條文確認過嗎。修正日期與款次都要對
• 第七段的請求，接得上第四、五段嗎。接不上就改請求，不要改事實

三種常見情境各自該準備什麼，見三種常見情境，陳述書怎麼答；通知書本身怎麼讀，見陳述意見通知書是什麼。

常見問題

陳述書有規定的格式嗎？

沒有法定格式。行政程序法第 105 條第 1 項規定行政處分之相對人依前條規定提出之陳述書，應為事實上及法律上陳述，條文要求的是內容而非版面。各縣市衛生局有時會隨通知書附參考格式，那是便民措施，不是必須使用的表格。實務上建議保留的是可辨識性：受文者、案號、相對人、日期要齊全，讓承辦人一眼知道這份文件回的是哪一案。本所不提供陳述書範本或制式表格，因為內容由個案事實決定，共用的版型只會讓人填進對不上自己紀錄的句子。

要寫多長？

長度由你手上有多少可查證的材料決定。只有一個爭點、三份紀錄可以附，兩頁就夠。爭點橫跨標示、製程與檢驗三段，寫到六頁也合理。要避免的是用篇幅補內容：把同一件事換三種說法重寫，或加入與爭點無關的公司介紹與理念陳述，都會稀釋重點。判斷標準很直接，刪掉一段之後承辦人少掉哪一份可查證的資訊，刪掉之後沒有任何損失的段落就不必留。

可以只寫事實，不談法律嗎？

可以。行政程序法第 105 條第 1 項的用語是應為事實上及法律上陳述，實務上併列兩種陳述，並未要求缺一不可。如果爭點完全落在事實面，例如認定的批號或日期與你的紀錄對不上，專心把事實與佐證寫清楚，效果通常比勉強寫一段沒把握的法律見解好。反過來說，如果你打算就條文適用提出主張，就要回到現行條文確認條號、要旨與最新修正日期，引用錯誤比不引用更傷。涉及法律見解的爭執，應諮詢律師。

附件要附到什麼程度？

附你在第四段引用到的每一份，其餘不附。附件的功能是讓承辦人可以驗證你寫的事實，所以引用與附件要一一對應，並在內文標明附件編號。整本品保手冊、整年度的紀錄本這類大量資料，通常會讓重點被埋掉；需要時改為節錄相關頁面並註明原件所在。另外要留意可讀性，影印不清、沒有日期或沒有簽核欄位的紀錄，在卷證上的證明力有限。紀錄平常該怎麼留，見稽查當天，現場該說什麼。

最後

陳述書的品質，多半在打開文書軟體之前就決定了。

如果當時的紀錄齊全、簽核完整、日期清楚，第四段幾乎是把紀錄翻譯成句子。如果紀錄缺漏，再好的文筆也只能寫出無法查證的描述。

整個裁處流程的位置見食安法裁罰全流程：你在哪一步；這一題的基礎版本見收到陳述意見通知，陳述書該怎麼寫。

本文為一般性專業資訊，個案事實不同，本文不構成個案法律意見，亦不提供陳述書範本或制式表格。行政程序法之現行版本為中華民國 110 年 1 月 20 日總統華總一義字第 11000004181 號令修正公布；條文以主管機關公布之現行版本為準。本所提供食品衛生安全之專業協助，不轉包、不代簽、不代理訴訟。