收到陳述意見通知，陳述書該怎麼寫

先講結論：陳述書要交代發生了什麼、手上有哪些證據、依據哪一條法規主張，語氣平鋪直敘，不求情，也不指責。動筆前先做三件事，確認來函要你回應的是什麼、把時間軸與證據收齊、想清楚要不要爭執缺失認定。一份站得住的陳述書包含五段，基本資料、事實經過、法律上的意見、已採取的改善、具體請求。最常寫壞的地方在語氣，例如情緒、指責，以及做不到的承諾。陳述之後仍被裁罰，這一步也沒有白費，後面每一步都建立在它上面。

那封信給你的，是一次說話的機會：陳述意見通知是什麼

衛生局來函，說你可能違反食品安全衛生管理法某一條，請於文到幾日內陳述意見。

很多業者收到這封信的反應是兩種極端。一種是不理它，想說反正也改不了什麼；另一種是慌了，打電話去道歉，說「我們一定改」。

兩種都可惜。因為那封信的意思是裁罰還沒做成，機關願意先聽你說。

陳述意見是行政程序給你的正式機會，過了就沒有了。

先做三件事，再動筆：標期限、看清楚指控、調資料

把期限標出來

來函上會寫「文到幾日內」。那是從收到之日起算，不是從你想起來的那天。先把最後一天標在行事曆上，往前抓三到五天當作自己的截止日，因為你需要時間調資料。

看清楚它認為你違反的是什麼

來函通常會寫明兩件事，事實（什麼時候、在哪裡、查到什麼）與法規（認為違反哪一條）。

這兩件事要分開看。你可能同意事實但不同意法規適用，也可能兩者都不同意，或都同意但認為情節有可斟酌之處。先分清楚你要談的是哪一種，整份陳述的方向才會對。

把當時的紀錄調出來

進貨單、製造紀錄、溫度紀錄、清潔紀錄、教育訓練簽到、檢驗報告、供應商文件。

這一步會決定你的陳述書有沒有份量。沒有紀錄的說明，只是說法；有紀錄的說明，才是證據。平常的自主管理表單因此很重要，它是你出事那天唯一能拿出來的東西。

陳述書要寫什麼：站得住的五段

沒有規定的格式，但一份站得住的陳述書通常包含下列五段。

1. 基本資料。業者名稱、地址、登錄字號、來函的發文字號與日期。讓承辦人一眼對得上案件
2. 事實經過。用時間順序寫，只寫你能舉證的部分。不確定的就寫「無相關紀錄可稽」，不要憑印象補
3. 對事實的意見。哪些你承認、哪些你認為與事實不符。不符的部分要附上依據，不能只是否認
4. 已採取的改善措施。做了什麼、什麼時候做的、怎麼防止再發生。附證明
5. 請求。希望機關考量的事項

語氣比內容更常被寫壞：四種不要寫的句子

• 不要情緒。「這樣稽查不公平」「別家也這樣」，這些話不會被採納，但會影響承辦人對你的整體印象
• 不要無條件認錯。「我們全部承認，請從輕發落」等於放棄了對事實與法規適用的所有主張
• 不要否認到底。該承認的承認、該說明的說明。全盤否認而拿不出依據，只會讓能爭執的部分也失去可信度
• 寫給沒去過現場的人看。承辦人多半不是稽查當天到你店裡的那個人

「可以請求從輕嗎」：可以陳述的考量事項

可以陳述你認為機關應納入考量的事項，例如違規情節、危害程度、是否為初次、事後改善的積極程度、是否配合調查。

但要說清楚一件事，陳述意見不保證任何結果。裁罰與否、輕重如何，取決於事實、證據與主管機關的認定，不是取決於陳述書寫得多好。

陳述意見的價值在於把你的說法與證據正式送進卷宗。如果後續進入訴願，這份紀錄就在那裡；如果當初什麼都沒說，後面要主張任何事都會被問一句「當初為什麼不說」。

陳述之後仍然被裁罰：接下來還有訴願

那是常見的結果，不代表陳述白做了。

接下來還有訴願程序，同樣有法定期限，同樣從收到裁處書起算。訴願要寫的東西與陳述意見不同，要指出原處分在事實認定或法規適用上的問題，光是重複「我們已經改善了」不夠。

再往下還有行政訴訟。本所在這個階段提供專業意見與文件協助，不代理訴訟。

今天就能做的三件事：掃描來函含信封、調紀錄、不要口頭說明

• 把來函完整掃描存檔，含信封（郵戳可證明收到日期，那是起算點）
• 調出該期間的所有紀錄，缺哪一份就記下來：缺漏本身也是要陳述的事實
• 不要先打電話口頭說明。口頭說的不會進卷宗，但可能被記錄成不利於你的內容。要說就寫下來正式送

什麼時候該找技師：法規適用有疑義或涉及檢驗報告

1. 你認為法規適用有疑義，這是最需要專業判斷的部分，也是外行最容易寫錯方向的地方
2. 案件涉及檢驗報告：報告怎麼判讀、抽樣是否具代表性，都是可以陳述的事項
3. 期限快到了還沒動筆：時效一過，選項就少一半

常見問題

陳述意見和訴願是同一件事嗎？

不是。陳述意見發生在主管機關還沒作成裁處之前，是給你說明的機會；訴願是裁處書已經下來之後的救濟程序。兩者的程序、對象與文書格式都不同。實務上最常見的誤會，是把陳述意見當成「先隨便回一下，之後再認真打」，但承辦人形成心證就在這一步，後面要翻過來比一開始講清楚難得多。

期限是幾天？

本文刻意不寫死日數。陳述意見與訴願的法定期間，起算方式與計算方式會因文書種類與送達方式而異，寫一個數字反而容易誤導。正確的做法只有一個，以來函上所載的期限與收受日期為準，收到當天就把日期標在行事曆上往回推，不要等到最後一週才開始準備。不確定怎麼算，儘早找人確認，這是少數「早一天問就少一分風險」的事。

一定要請人代寫嗎？自己寫可以嗎？

自己寫完全可以，而且很多時候自己寫更好，因為現場的事實只有你最清楚。專業協助的價值多半在三個地方，判斷哪些事實要寫、哪些不要寫；把現場的說法對應到正確的法規依據；以及避免在語氣上踩到常見的坑。如果案情單純、事實清楚，照本文的五段結構自己寫，比花錢請人套範本有用。

寫了陳述書，會不會反而被當成承認違規？

陳述意見的用意就是讓你說明，提出說明本身不等於自認。會造成困擾的是寫法。例如在一個你要爭執認定的項目上寫「已經改善完畢」，前後就自相矛盾了。所以動筆前的第三件事很重要，先想清楚哪些項目要爭執、哪些項目直接改善，兩者不要混在同一段裡講。

最後

陳述書讓你在處分作成前，把事實與依據正式寫進卷宗。

講了不保證結果，不講的話，後面每一步都會更難走。

本文刻意未列出各程序的法定期間日數，因為期間的起算與計算方式因文書種類與送達方式而異，寫死一個數字反而容易誤導。實際期限以您收到的公文所載為準，收到後請立即確認。

本文為一般性專業資訊，不構成個案的處理建議。裁罰與否、輕重如何，取決於事實、證據與主管機關認定。實際處理請依您的案件情況判斷，必要時諮詢執業食品技師。