收到陳述意見通知，陳述書該怎麼寫
陳述意見不是求情，是把你的事實與依據正式講一次。講了不保證結果，但不講，後面每一步都會更難走。
那封信給你的，是一次說話的機會
衛生局來函，說你可能違反食品安全衛生管理法某一條，請於文到幾日內陳述意見。
很多業者收到這封信的反應是兩種極端：一種是不理它，想說反正也改不了什麼；另一種是慌了，打電話去道歉，說「我們一定改」。
兩種都可惜。因為那封信的意思是——裁罰還沒做成，機關願意先聽你說。
陳述意見是行政程序給你的正式機會，過了就沒有了。這篇講怎麼用它。
先做三件事，再動筆
一、把期限標出來
來函上會寫「文到幾日內」。那是從收到之日起算，不是從你想起來的那天。先把最後一天標在行事曆上，往前抓三到五天當作自己的截止日——因為你需要時間調資料。
二、看清楚它認為你違反的是什麼
來函通常會寫明兩件事：事實（什麼時候、在哪裡、查到什麼）與法規（認為違反哪一條）。
這兩件事要分開看。你可能同意事實但不同意法規適用，也可能兩者都不同意，或都同意但認為情節有可斟酌之處。先分清楚你要談的是哪一種，整份陳述的方向才會對。
三、把當時的紀錄調出來
進貨單、製造紀錄、溫度紀錄、清潔紀錄、教育訓練簽到、檢驗報告、供應商文件。
這一步會決定你的陳述書有沒有份量。沒有紀錄的說明，只是說法；有紀錄的說明，才是證據。這也是為什麼平常的自主管理表單不是文書工作——它就是你出事那天唯一能拿出來的東西。
陳述書要寫什麼
沒有規定的格式，但一份站得住的陳述書，通常包含這五段：
- 基本資料。業者名稱、地址、登錄字號、來函的發文字號與日期。讓承辦人一眼對得上案件
- 事實經過。用時間順序寫，只寫你能舉證的部分。不確定的就寫「無相關紀錄可稽」，不要憑印象補
- 對事實的意見。哪些你承認、哪些你認為與事實不符。不符的部分要附上依據，不能只是否認
- 已採取的改善措施。做了什麼、什麼時候做的、怎麼防止再發生。附證明
- 請求。希望機關考量的事項
語氣：這一段比內容更常被寫壞
- 不要情緒。「這樣稽查不公平」「別家也這樣」——這些話不會被採納，但會影響承辦人對你的整體印象
- 不要無條件認錯。「我們全部承認，請從輕發落」等於放棄了對事實與法規適用的所有主張
- 不要否認到底。該承認的承認、該說明的說明。全盤否認而拿不出依據，只會讓能爭執的部分也失去可信度
- 寫給沒去過現場的人看。承辦人多半不是稽查當天到你店裡的那個人
「可以請求從輕嗎」
可以陳述你認為機關應納入考量的事項，例如違規情節、危害程度、是否為初次、事後改善的積極程度、是否配合調查。
但要說清楚一件事：陳述意見不保證任何結果。裁罰與否、輕重如何，取決於事實、證據與主管機關的認定，不是取決於陳述書寫得多好。
陳述意見真正的價值在於：把你的說法與證據正式送進卷宗。如果後續進入訴願，這份紀錄就在那裡；如果當初什麼都沒說，後面要主張任何事都會被問一句「當初為什麼不說」。
陳述之後仍然被裁罰
那是常見的結果，不代表陳述白做了。
接下來還有訴願程序，同樣有法定期限，同樣從收到裁處書起算。訴願要寫的東西與陳述意見不同——它要指出的是原處分在事實認定或法規適用上的問題，而不是重複一次「我們已經改善了」。
再往下還有行政訴訟。本所在這個階段提供專業意見與文件協助，不代理訴訟。
今天就能做的三件事
- 把來函完整掃描存檔，含信封（郵戳可證明收到日期，那是起算點）
- 調出該期間的所有紀錄，缺哪一份就記下來——缺漏本身也是要陳述的事實
- 不要先打電話口頭說明。口頭說的不會進卷宗，但可能被記錄成不利於你的內容。要說就寫下來正式送
什麼時候該找技師
- 你認為法規適用有疑義——這是最需要專業判斷的部分，也是外行最容易寫錯方向的地方
- 案件涉及檢驗報告——報告怎麼判讀、抽樣是否具代表性，都是可以陳述的事項
- 期限快到了還沒動筆——時效一過，選項就少一半
最後
陳述意見不是求情，是把你的事實與依據正式講一次。
講了不保證結果，但不講，後面每一步都會更難走。
本文刻意未列出各程序的法定期間日數——期間的起算與計算方式因文書種類與送達方式而異，寫死一個數字反而容易誤導。實際期限以您收到的公文所載為準，收到後請立即確認。
本文為一般性專業資訊，不構成個案的處理建議。裁罰與否、輕重如何，取決於事實、證據與主管機關認定。實際處理請依您的案件情況判斷，必要時諮詢執業食品技師。