陳述書每一段實際怎麼下筆

先講結論：法規對陳述書內容的要求只有一句。行政程序法第 105 條第 1 項：行政處分之相對人依前條規定提出之陳述書，應為事實上及法律上陳述。兩種陳述，沒有規定格式、沒有規定字數、也沒有法定表格。而你要回應的範圍寫在通知書上：第 104 條第 1 項列的那五款，就是機關已經告訴你的事。本文說明每一段要處理什麼並附示意句，不提供可下載的制式表格或範本。

「事實上及法律上陳述」就是全部的格式要求

很多人卡在第一句寫不出來，是因為以為有一套公文格式要遵守。實際上條文只要求兩種內容。

事實上陳述講的是發生了什麼：時間、地點、批號、當時的紀錄顯示什麼。法律上陳述講的是法條怎麼適用：那一條的要件成不成立、有沒有但書。

兩者的差別在實務上很關鍵。只寫「本公司已加強管理，日後必當改善」，兩種都沒寫到。那是態度，不是陳述。

不寫的後果也在同一條，第 3 項：不於期間內提出陳述書者，視為放棄陳述之機會。注意是「視為放棄」，不是「不利認定」，但機關之後依第 43 條斟酌全部陳述時，你那一份就是空的。

順序與段落怎麼安排，見陳述書怎麼寫，七段的順序；這一篇處理的是每一段裡面實際要放什麼字。

通知書已經把題目出好了

第 104 條第 1 項規定機關通知你陳述意見時，書面上要記載五款事項。其中第 2 款是整份陳述書的題目：將為限制或剝奪自由或權利行政處分之原因事實及法規依據。

「原因事實」對應你的事實上陳述，「法規依據」對應你的法律上陳述。所以不必猜機關想問什麼，通知書上就有。

第 4 款則是時間：提出陳述書之期限及不提出之效果。這一欄要先確認，因為第 105 條第 3 項的失權效果綁在這個期限上。

另外第 3 款寫的是得依第一百零五條提出陳述書之意旨，也就是機關在告訴你這份權利的依據。

收到通知書當下該確認哪幾欄，見陳述意見通知書是什麼。

逐段該放什麼，以及一句示意

下面每一段先說明要處理什麼，再給一句示意。示意句是用來說明寫法的，不是範本，實際內容必須依個案事實撰寫。

一、對應文號。把通知書的發文字號與日期寫清楚，讓承辦人知道你在回哪一件。示意：「貴局○年○月○日○○字第○○○號函敬悉。」

二、事實經過。按時間順序寫，每一件事都要有可查的依據。示意：「本公司於○年○月○日生產批號○○之產品，當日製程紀錄之殺菌溫度為○○度、時間○○分，紀錄表影本如附件一。」

三、對原因事實的回應。逐項回應通知書第 2 款列的事實，同意的寫同意，不同意的要說明依據。示意：「關於貴局所指○○部分，與事實不符，理由如下：……」

四、法律上陳述。針對通知書引的那一條，說明構成要件為何不成立，或有何減免事由。示意：「依行政罰法第 7 條第 1 項規定違反行政法上義務之行為非出於故意或過失者，不予處罰，本件之情形為……」

五、已採取的措施。寫已經做完的事，附證明。示意：「本公司已於○月○日完成○○，相關紀錄如附件三。」

六、結語與附件清單。請機關審酌，並列出附件。示意：「懇請鈞局鑒核。附件：一、……」

法律上陳述可以主張什麼

這一段最容易寫空，因為多數人不知道可以主張什麼。行政罰法裡有兩條常用，現行版本為中華民國 111 年 6 月 15 日修正。

第 7 條第 1 項：違反行政法上義務之行為非出於故意或過失者，不予處罰。要注意同條第 2 項對組織的推定：法人……違反行政法上義務者，其代表人、管理人、其他有代表權之人或實際行為之職員、受僱人或從業人員之故意、過失，推定為該等組織之故意、過失。

第 8 條：不得因不知法規而免除行政處罰責任。但按其情節，得減輕或免除其處罰。前半封掉了「我不知道有這條規定」這個方向，後半但書則留了減免的空間。

事實上陳述的附件多半就是你平常依食品良好衛生規範準則做的那些紀錄，而第 11 條規定依本準則作成之紀錄、報告或其他相關文件、資料，應至少保存五年。平常有做，這一段才寫得出來。

本文不就個案判斷是否符合不予處罰或減免之要件，也不代擬任何文書。

今天就能做的三件事

• 先翻通知書第 2 款那一欄。原因事實與法規依據就是這份陳述書的題目
• 把期限標在日曆上。第 105 條第 3 項：不於期間內提出者，視為放棄陳述之機會
• 先把紀錄找齊再動筆。事實上陳述沒有附件支撐，寫出來也只是說法

常見問題

有沒有法定格式或表格？

沒有。行政程序法第 105 條第 1 項只要求應為事實上及法律上陳述，沒有規定格式、字數或表格。網路上流傳的範本多半是他人個案的內容，照抄會把別人的事實寫進你的案子。本所不提供可下載的制式表格或代寫範本。

可以只寫「已改善」嗎？

那只滿足了第五段，前面幾段仍是空的。改善措施屬於事實，但它回答的不是通知書第 104 條第 1 項第 2 款的原因事實與法規依據。機關依第 43 條要斟酌全部陳述與調查事實及證據之結果，少掉事實與法律兩段，可斟酌的東西就少。

期限過了還能補嗎？

第 105 條第 3 項寫的是視為放棄，但程序瑕疵另有補正規定。第 114 條第 1 項第 3 款列了應給予當事人陳述意見之機會已於事後給予者可以補正，同條第 2 項並限定僅得於訴願程序終結前為之。這是機關端的補正，與你逾期是兩回事。詳見陳述意見的期限過了，還有救嗎。

機關可以不給陳述意見的機會嗎？

第 103 條列了八款情形。包括大量作成同種類之處分、情況急迫，如予陳述意見之機會，顯然違背公益者、行政處分所根據之事實，客觀上明白足以確認者等。所以沒收到通知不等於程序有瑕疵，要看是否落在這八款。本文不就個案判斷。

最後

陳述書寫不出來，通常不是文筆問題，是沒把題目看清楚。

法規要的只有兩樣：事實上陳述與法律上陳述。題目印在通知書第 104 條第 1 項第 2 款那一欄。而能不能把事實那一半寫實，取決於平常的紀錄有沒有做。準則第 11 條要求保存五年的那些東西，就是你在這份文件裡唯一能拿出來的證據。

本文為一般性法規資訊，不構成個案之法律意見或處理建議，不代擬、不代簽、不代理任何程序，亦不提供可下載之制式表格或範本。所引條文：行政程序法之現行版本為中華民國 110 年 1 月 20 日修正公布；行政罰法之現行版本為中華民國 111 年 6 月 15 日修正公布；食品良好衛生規範準則之現行版本為中華民國 114 年 6 月 4 日衛生福利部發布修正。條文以主管機關公布之現行版本為準。本所提供食品衛生安全之專業協助，不轉包、不代簽、不代理訴訟。